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Gestion des suspects

Un suspect est une administration qui pourrait utiliser DS et qui n'a pas encore crée de compte administrateur.

• Créer une offre avec un contact dans le Pipe "Suspects", dans la colonne "Potentiels identifiés"
• Envoyer un email, un emailing, ou appeler le suspects au téléphone pour obtenir un RDV téléphonique de présentation de DS
• Suite au RDV de présentation, lui envoyer la documentation de DS et le passer dans la colonne "Doc envoyée"
• Effectué le suivi jusqu'a la prochaine étape :

Next step : Creation d'un compte administrateur

Création de comptes administrateurs

Règle de délivrance

Les personnes qui ont le droit à un compte administrateur sont les organismes publics français ou les organismes français en charge d'une mission de service public. Ainsi, les associations peuvent obtenir un compte administrateur si elles produisent un document attestant de la réalisation d'une telle mission pour un organisme public.

Dans manager

• Aller sur la page Demandes du manager
• Cette page liste toutes les demandes de comptes faites via le formulaire Pipedrive. Le critère de détection de ces contacts Pipedrive est le suivant : le propriétaire du contact Pipedrive est “Robot” et il n’y a pas de compte admin demarches-simplifiees.fr correspondant à l’email du contact
• Si la demande est valide, choisir "Suspect", et cliquer sur “Créer”. Cette action a les effets suivants :
  • création d’un compte administrateur à l’email renseigné
  • envoi d’un email de bienvenue avec le lien d’activation de compte
  • assignation dans Pipedrive de l’offre et du contact à Camille, dans le pipeline "Suspects" et la colonne "Compte créé"
• Si la demande est invalide, cliquer sur le bouton “Refuser”. Cette action a les effets suivants :
  • envoi d’un email de qui explique pourquoi le compte n’a pas été créé
  • assignation dans Pipedrive de l’offre et du contact à Camille, dans le pipeline “Organismes refusés“, et perte de l’offre Pipedrive

Note : une vue équivalente à celle de la page "Demandes " du manager est disponible dans Pipedrive

Dans HelpScout

• Si la demande est valide, rediriger la personne vers notre formulaire Pipedrive (réponse enregistrée "Demande compte admin"
• Si la demande est invalide, répondre avec la réponse enregistrée "Demande compte admin particulier / entreprise"

Lors d’un évènement ou d’un appel

• Rediriger les personnes vers le formulaire Pipedrive

Cas particuliers

Création d’un second compte admin pour une offre existante

• Créer le compte de manière classique
• Dans Pipedrive :
  • supprimer l’offre en doublon qui correspond au nouveau contact
  • sur l’offre originale, rajouter ce nouveau contact dans la partie “Participants”

Création d’un compte suite à un refus initial

• Dans Pipedrive :
  • dé-assigner l’offre et le contact : les remettre à “Robot”
  • Mettre l’offre dans le pipeline “Organismes” et changer son statut pour qu’il ne soit plus à “perdue”
• Aller dans le manager pour accepter l’offre

Processus de conversion client

• Premier contact "Welcome Call" :

  • Moyens : Template de mail "demande de démo , step 1" ou appel téléphonique
  • Contenu :
    • Brève présentation de demarches-simplifiees.fr
    • Envoi de documentation générale et du lien vers le GitBook : https://demarches-simplifiees.gitbook.io/demarches-simplifiees/
    • Demande de recensement de cas d'usages
    • Annonce d'un retour sous 15 jours pour faire le point sur les cas d'usages identifiés
    • Se tenir à leur disposition pour toute explication

• Retour après phase de recensement sous deux semaines :

  • Moyens : Appel téléphonique puis template de mail
  • Contenu :
    • Validation des cas d'usages
    • Dans le cas d'un organisme autonome dans l'utilisation de demarches-simplifiees.fr :
      • Annonce d'un retour sous 3 semaines pour faire le point sur les tests
      • Template de mail "step 2 , nouvelle procédure" avec création de compte administrateur
    • Dans le cas d'un organisme pas autonome pour une procédure existante sur demarches-simplifiees.fr :
      • Fixer une réunion pour faire une démo d’utilisation de demarches-simplifiees.fr avec la procédure existante
      • Template de mail "step 2 , procédure existante" avec création de compte administrateur et mise en contact avec l'administration à l'origine du formulaire demandé
      • Annonce d'un retour sous 15 jours pour faire le point sur les tests
    • Dans le cas d'un organisme pas autonome pour une procédure nouvelle :
      • Demande d'envoi: formulaires papiers , modèles d'attestations si existants , détails concernant l'instruction des dossiers
      • En cas de difficultés dans la construction du formulaire : appel de debrief pour discuter des options
      • Template de mail "step 2 , nouvelle procédure" avec création de compte administrateur
      • Annonce d'un retour sous 15 jours pour faire le point sur les tests

• Retour après phase de tests sous deux semaines :

  • Moyens : Appel téléphonique
  • Contenu :
    • Dans le cas où une date de mise en production est programmée :
      • Demander s'ils sont prêts
    • Dans le cas où le passage en production bloque :
      • Diagnostiquer la source du blocage et discuter au cas par cas

Supports

• Documentation GitBook
• Vidéos sur Vimeo