Archives Comptes rendu des réunions de priorisation

Ordre du jour de la prochaine réunion

Rétro 2018-06-26

Décision

• La landing actuelle va être changé pour correspondre à une cible usager
• Pierre se concentre sur le chemin le plus rapide pour shooter l'ancienne UX usager

Starts

• RGS -> Ivan
• Plus de data -> Chaib
• Plus de data sur le potentiel du pipedrive -> Camille
• Processus de Release Fastidieux -> Pierre
• Cadrage sur l'amélioration de la liste des démarches -> Clémence
• Flow des procédure -> Greg
• Tester des idées avec la communauté -> Clémence
• Cadrage sur une enquète d'impact -> Rédouane
• Annoncer les grosses mises en production client de la semaine -> Rédouane
• Créer une fonction voir à la place de pour le support -> Paul
• Pb avec la newsletter -> Clémence
  • envoi tous les 1er lundi du mois
  • contient : feature (uniquement si déjà documentée), cas d'usage, témoignage
• Création d'un board pour 2019 -> Ivan
  • pour avoir des mentors, asseoir notre crédibilité et augmenter notre influence
  • profils recherchés : chef chef dans l'administration, génie du juridique, titan du produit et de la croissance
  • ca serait bien d'avoir la parité dans ce board
  • Ivan écrit un brouillon décrivant les gens et le périmètre pour relecture
• Trop de support niveau 0
  • on veut rester au contact des usagers/accompagnateurs
  • faire une passe sur les grosses procédures en cours pour leur demander de remplir le champ service -> Sim
  • regarder le % de support irréductible -> Clémence
  • étude sur une solution technique de routage des réponses usagers sur contact@ds -> greg
  • accessibilité : attention certaine procédure sont principalement utilisés par téléphone, faire attention également à l’illettrisme numérique
  • recrutement d'une personne en support supplémentaire en attente de des résultats de l'optim.
• Armée : divergence entre leur dernier mail et la conception de la collaboration par l'équipe
  • renvoie d'un mail par écrit pour clarifier -> Philippe
• Juridique
  • arrivée possible d'un juriste du conseil d'état qui pourrait nous aider
  • faire l'emboarding avec notre juridique -> Ivan
• Philippe se barre le 1er octobre
  • mettre de l'argent de coté pour payer un pot de départ digne de ce nom -> Philippe

Rétro 2018-06-26

Starts

• standup
  • ajouter un temps pour les sujets transverses pour être sur qu'on loupe pas d'info
• com externe :
  • newsletter -> Clémence | Ivan
  • openlab -> Philippe à la rentrée
  • travail en cours sur les ambassadeurs dans le cas de la réplication
  • à chaque release, on publie les nouveautés directement sur slack
• RGS -> Philippe
• Sécu -> priorise les pièces jointes chiffrées au retour de Paul
• Footer
  • pas assez d'info pour savoir l'impact
  • envoi d'un mail pour forcer le remplissage (issue https://github.com/betagouv/tps/issues/2148)
• Armée
  • roadmap pleine
  • pas de temps de coordination
  • vous pouvez faire ce que vous voulez
  • à discrétion, on accepte des prs

Rétro 2018-04-24

Starts

• Réunion sur les procs internes (Greg)
• Rdv CERFA / RGAA (Mathieu)
• Relancer EY (Sim)
• Voir pour les bureaux FC and co (Greg)
• Un dej par semaine pour toute l'équipe (Benjamin)
• Les biz devs créent directement des issues (Biz Dev)
• Point sécu (Paul)
• Point juridique (Sim)
• Au standup, évoquer les sujets qu'on va traiter pour les devs (Mathieu)

Rétro 2018-04-10

Starts

• Atelier 100K dossiers (Greg)
• Atelier Roadmap (Camille)
• Réunion sur les procs internes (Greg)
• Doc RGPD (Mathieu)
• Rdv CERFA / RGAA (Mathieu)
• Répondre à EY, doc sécu (Sim)

Rétro 2018-03-20

Starts

• Strategie BizDev Canaux d'acquisition (Ivan)
• Strategie BizDev Suivi de la conversion (Ivan)
• Point Support - Identification des VIP (Greg)
• Atelier Vision (Camille)

Rétro 2018-02-27

Starts

• ~Préparation réunion du 6 février (Ivan)
• ~Réunion stratégie com (Ivan)
• Page wiki recrutement (Ivan)
• Réunion sur les forks (Greg)
• Réunion sur les procs internes (Greg)
• Cadrage fonctionnel SVA (Sim)
  • Philippe doit faire une première version validée par les juristes

Rétro 2018-02-13

Starts

• Créer video de démo (Camille)
• Décharger Camille du support tel pendant ses congés (devs)
• Point lundi prochain pour trouver une Salle (Ivan)
• Paul veut outiller le support
• Relancer Laurent V -> Mail avec Philippe en copie (devs)
• Répondre à Philippe pour l'audit (devs)
• Dej avec Henri le 20 ou 22 (Ivan)

2017-11-30 Priorisation mensuelle

Listes fonctionnalités manquantes sur la nouvelle UI :

• https://github.com/betagouv/tps/issues/1016
• https://github.com/betagouv/tps/issues/1015
• https://github.com/betagouv/tps/issues/963

2017-11-21

• Discuter de la refonte de la home, multi profils et changements de nom (Tous)
• RGS, en attente du retour de Philippe
• Pour faciliter la prise de décision malgré les absences, après chaque réunion on poste sur le slack le compte rendu des réunions, les décisions qui y sont prises sont opposables sous 3 jours.
• Discuter de la possibilité d'ajouter des PJ visibles uniquement par les accompagnateurs
• Réalisation d'un kit presse / vente interne
• Refaire une plaquette
• Simon commence à dépiler des quick win pour diminuer le nombre d'issues

2017-11-14

• Discuter de la refonte de la home, multi profils et changements de nom (Tous)
• Contacter acteurs-publics (Camille)
• Camille commence à travailler sur le site de doc
• Remettre en place le canal téléphonique pour les accompagnateurs et administrateurs (voir avec Greg pour l'UX)
• Recrutement dev ?

2017-10-26

• Réaliser des planifications mensuels au lieu des planifications trimestrielles
• Relancer les réunions de prio mardi/mercredi/jeudi
• Refaire la home pour le nouveau nom 'demarches-publiques' pour le 20 novembre
• Faire le bilan des actions RGS pour le 31/10 (Sim)
• Contacter des journalistes pour acteurs-publics (?) pour le 20 novembre (Camille)
• Réaliser un inventaire des processus mis en place par les grosses administrations utilisant TPS pour y déceler des améliorations à coder / à proposer

en dev

• export GeoJSON
• fix données france agrimer
• affichage des dossiers modifiés en premier
• export de champs textes sans balise dans l’excel
• amélioration de l’affichage des mails

Historique

2017-10-17

• Ralentir la prospection pour privilégier le suivi :

  • de la Métropole de Lille (remontée bugs)
    • Philippe les appelle et passe les voir la semaine prochaine pour éviter des erreurs dans la phase d'instruction
    • Regarder si les dossiers ont été passés en instruction automatiquement
  • du département du Pas de Calais (notamment création des procédures à revoir)
    • réouvrir les dossiers de la procédure X qui ont été fermés par erreur (Greg)
    • Philippe passe les voir en novembre pour les aider avant la phase d'instruction

• Recruter un Bizdev :

  • entretien en cours

• Palier à l'absence de Benjamin et Ivan :

  • désactivation de Crisp car cela demande trop de temps -> remplacé par l'ancien email à [email protected]
  • passer sur HelpScout pour fluidifier le suivi (Greg)
  • rediriger le numéro de tel -> Greg

• Assurer le suivi du POC procédure déclaratoire CAF du Pas de Calais

  • à recontacter pour savoir où ça en est (Mathieu)

• Homologuer RGS

  • renvoyer les actions correctives et le planning (devs puis reboucle avec Philippe)

• Envoyer l'email de MEP

  • parler de l'Open Lab

• Préparer l'OpenLab

  • Atelier interface gestionnaire
    • Prendre des rendez-vous pour visiter des services instructeurs

• Continuer le recensement DRJSCS Hauts de France

  • débriefer sur les actions prochaines, Sim / Mat
  • Habilitation publique, pour l’aide alimentaire
    • créer la procédure et la présenter pour itérer (Mathieu)
  • ESUS
    • assurer la syncro entre le national et le local (Sim)
  • Questions juridiques :
    • Le SVA démarre à partir de quel email automatique ? (Philippe créé une issue pour clarifier les mails automatiques, dépôt / réception / ... )
    • Est ce qu'une case à cocher à une valeur de signature électronique / attestation sur honneur => signature elec => Non , attestation sur honneur => OUI,
    • Est ce qu'un dossier TPS a la même valeur comptable qu'un CERFA => même valeur.

• Assurer le suivi de la procédure d'homologation de bateaux

  • résoudre les bugs sur l'attestation (Sim)

• Changer le nom de domaine

  • s'entendre sur un nom à acheter (Simon)

2017-09-05

• Futur bizdev en cours de recrutement, objectif : fin septembre
• Changement nom de domaine : propositions à la com + modification de la home pour parler à la fois aux administrations et aux usagers

2017-07-20 : début août à fin octobre

2017-07-10

• Benjamin, va préparer un PPT pour présenter TPS aux gens qui le contacte par Crisp
• Retours de failles de sécu à traiter

2017-07-03

• Infra

  • Devs pas confiance en l’infra
  • On aimerait bosser dessus cet été pendant que les gens sont en vacances
  • Plusieurs solutions :
    • on s’occupe du moins de choses possible et on délègue à Clever Cloud ou Scalingo (pas possible dit Philippe car RGS)
    • le sujet est gestion de l’infra, à poser au niveau de l’incubateur (mutualisation)
    • voir ce que OVH propose ? -> bof, on peut pas etre sur du mutualisé (contrainte RGS)
    • on en parle en séminaire incubateur ?

• Encart decision

  • Retours : Ne prend Pas assez de place, des évolutions sont-elles prévues ?
  • Pas encore en prod
  • Va changer avec le redesign

• Procédures déclaratoires

  • On a des gens qui nous demandent quand ça arrive. On a répondu d’ici la fin de l’année. CAF, Pas-de-Calais, ANSM, Santé Publique France
  • Prioriser ?
  • On en parle en réunion Roadmap -> Simon fait un Doodle pour déterminer la date

• Dossier suivi

  • Notion de dossier suivi : fonctionnement trop complexe, les gens ne comprennent pas.
  • Benjamin pense qu’il faut garder la feature mais de l’expliquer plus
  • Consensus : on garde la notion, on fixe le comportement et on explique mieux
  • Créer une une issue sur le sujet -> Grégoire s’en charge -> #565, #566

• RGA

  • Benjamin relance
  • On a quelqu’un qui peut nous faire un audit, on lui en reparle une fois la nouvelle ergo en prod

• Nom de domaine

  • Philippe en parle au service com du SGMAP
  • Si ça marche pas, en parler à Come

• Dashboard admin : on en parle en réunion Roadmap

• Feature de création

  • Depot de Plusieurs dossiers sur une meme procédure
  • On fait une issue (Grégoire), on le traite avec la nouvelle ergo (bien tagger l’issue) -> #530
  • Issue annexe : créer un nouveau dossier à partir d’un dossier déjà déposé -> #564

• GeoJSON : on traite en réunion Roadmap

• Fiche récap

  • Possibilité pour un usager d’imprimer une fiche récapitulative d’un dossier
  • Faire une CSS d’impression ferait l’affaire
  • Grégoire fait une issue -> #563
  • On traite en réunion Roadmap

• Sécurité : on en est où sur RGS ? On a créé des issues

2017-06-19

• Problème de communauté
• Surveiller les MEP de procédures en septembre
• Le produit possède les fonctionnalités essentielles que l'on attendait depuis longtemps
• Marine quitte le projet en juillet

Start

• Nouvelle stratégie Biz Dev (point à faire) (Ivan)
• Comment on fait pour se passer de marine dans 15 jours

2017-05-30

• Discuter de l'opportunité d'ouvrir / adapter TPS aux procédures déclaratives
• On considère tps-dev comme une recette interne ? -> prématuré, attendons fin juillet, et on pensera bien à prévenir Philippe

Start

• Programmer des portes ouvertes pour aider les utilisateurs à créer leur procédure

  • à Sully
  • le lundi après-midi
  • en parler dans la prochaine newsletter

• tps.gouv.fr (suite) -> il nous un nom plus clair -> Procédures

  • L'adresse devient procedures.gouv.fr
  • Si c'est validé, le nom du produit devient procedures.gouv.fr

• On reparle des procédures déclaratoires : on le fait maintenant ou plus tard ? -> repoussé à après le nouveau design

• Marine fait une v0 de la nouvelle ergo coté accompagnateur le plus rapidement possible

• Page pour recueillir procédure papiers qui frustrent les usagers, permet d’identifier les organismes à aller voir -> on laisse tomber pour l'instant

• Pour la DRIEA, leur remonter une liste des numéros des dossiers (avec liens) toujours ouverts auxquels des utilisateurs ont répondu et sur lesquels une action de leur part est nécessaire -> Simon le fait

• Bug sur les formulaires trop longs : impossible de remplir le formulaire / d'acceder au dossier -> reporté à après la prio

• 2 correctifs pour FranceAgrimer : repriorisation de #372 et #376, fin de semaine prochaine

• Benjamin remonte le fait que certaines personnes aimeraient une fonctionnalité de pagination

• Création des issues pour les retours d'Ivan sur la fonctionnalité Avis -> #389, #388

2017-05-22

Keep

• Objectifs commerciaux chiffrés déterminés par Ivan -> Suivi
• Ivan pense prendre une semaine de vacances début juin
• On garde Benjamin car il est bien
• Simon est satisfait qu’on ait fait une réunion pour parler du ship
• Marine rappelle qu’elle sera en vacances du jeudi 25 au 7 juin
• Marine aimerait qu’on parle avec elle du nouveau design étant donné qu’elle ne sera pas là lors du début de l’implémentation -> on fait un point cet après-midi

Drop

• Issue critique remontée par Philippe, qui aurait du être mieux remontée

Start

• Marine note qu’elle n’était pas présente aux retours du Boost camp -> page wiki + on fait un mini point après la prio
• tps.gouv.fr ? -> Benjamin regarde comment faire -> il nous un nom plus clair
• Procédure purement déclaratoires ? -> on en rediscutera
• Interviews design : pas adaptées au Boost Camp

Actions

• Ivan crée une page wiki pour nos objectifs commerciaux
• Toutes les 3 semaines, après la réunion de prio, a lieu une réunion commerciale
  • Grégoire met à jour le wiki pour refléter cet évènement
  • ~~Ivan crée un événement récurrent et invite les participants ~~
• Issue critique
  • Grégoire met à jour le wiki avec la marche à suivre en cas d’issue critique
  • Les devs s’astreignent à regarder au moins une fois par jour les nouveaux bugs
• Mathieu met dans la newsletter hebdomadaire “Portes-ouvertes tous les mardis de 14 h à 18 h où on vous aide à créer votre procédure, demander quelqu’un de TPS à l’accueil”
• Ivan va voir Sylvain pour discuter de la diffusion “page procédure papiers” -> si vous avez pas de thunes ça va etre chaud

2017-05-08

Ordre du jour

• Cartographier la concurrence pour améliorer notre produit et l'acquisition ?
• En septembre la médiatisation des startups d'État augmentera -> risque de DDOS et intrusions + fort. Quelles mesures prendre ?
• Feature de newsletter ?

Actions

• Ecrire page wiki sur le processus de mise en prod / communication
• Mettre un timer pour les standups (Tous)
• Avoir formalisé le process d'acquisition / transformation (Ivan)
• Point technique à organiser (Greg)
• Tests UX mercredi 10/05 (Marine)
• Organiser un point en interne pour présenter TPS (Philippe)
• Faire une issue “Ajouter l’inscription à la newsletter dans le footer” (Mathieu)
• Créer une page “Inspirations, solutions similaires” (Grégoire)
• Dire sur notre page que c’est gratuit -> réunion pour savoir si on le fait ou pas (Ivan)
• Ajouter un label “engagement” aux issues et mettre la date / le détail / la personne auprès de qui on s’engage en commentaire (Mathieu)
• Phase 2 -> fort trafic potentiel -> faire une réunion avec d’autres de BetaGouv -> en parler au stand-up de l’incubateur (Simon ou Grégoire)
• Adapter le Github Project pour qu'il reflète la roadmap (Mathieu)

2017-05-02

Ordre du jour

• Gestion des retours utilisateurs (sugar track)
  • qui le fait ?
  • confidentialité
  • sujet annexe : gestion d'emails partagés
• Déterminer pour l'API, les fichiers exportés, et l'interface du site (tableau, détails...) la classification de l'ordre d'affichage des données
• Tout le monde a vocation à faire du produit
• Outils payants (de quoi a-t-on besoin ? comment on paye ?)
  • Dev
  • Design
    • InVision
  • Autres
    • Gestion de emails

Actions

• Proposer un pot avec la DSI de la DJEBVA pour discuter du fait qu’ils veulent nous forker : Philippe s'en charge
• Avoir un process de mise en prod
• Ordre des modèles : Marine, Grégoire et Ivan font un atelier
• Réunion de formalisation des process d'acquisition (Ivan, Sebastian) + retravailler les CGU pour se blinder
• Gestion des retours utilisateurs : pas de problèmes pour le moment, on laisse tel quel, on verra plus tard :
  • si besoin d'un outil des gestion d'inbox partagée
  • si besoin de règles pour le tracking des issues / bugs / sugar
• Outils payants : si on a besoin, une personne s'abonne elle-même et refacture à Octo
• Mathieu planifie un point sur l'infra (avec API Entreprise)
• Préparation du Boost Camp : Ivan fait un évènement