Si consideri lo scenario della sottomissione di un progetto di ricerca per ottenere un finanziamento. Il coordinatore del progetto contatta due responsabili di sede con cui collaborare alla stesura del progetto, inviando loro una bozza iniziale della proposta. Se accettano di collaborare, i responsabili di sede devono inviare al coordinatore le loro modifiche e integrazioni alla proposta. Il coordinatore prepara una nuova bozza che invia ai responsabili e il procedimento viene iterato fino a quando i responsabili non hanno più modifiche da richiedere oppure rifiutano di collaborare. Se viene raggiunta una proposta condivisa, il coordinatore inserisce il testo della proposta e tutte le informazioni necessarie nel sistema elettronico di valutazione che contatta i responsabili per avere conferma della loro partecipazione. L’esito della valutazione, quando disponibile, viene comunicato al coordinatore che provvede a informare i responsabili di sede. In ogni momento il coordinatore può decidere di ritirare la proposta. Progettare opportuni processi che rispecchino fedelmente lo scenario sopra descritto e siano compatibili. Modificare i processi in modo che, quando la proposta viene rifiutata, il coordinatore possa tentare di sottomettere un nuovo progetto assieme agli stessi collaboratori.
